PMO的成功運(yùn)營

項(xiàng)目辦公室一旦建立，高級管理層就會想獲得立即成果，即使在形成這種局面之前的好幾年，他們曾經(jīng)忽略、反對它。項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目管理中是一個穩(wěn)定的力量，它必須在保持長期目標(biāo)的同時獲得立即成果�，F(xiàn)實(shí)要求項(xiàng)目辦公室必須對組織的需求迅速回應(yīng)，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長時間，很快整個組織又陷入混亂狀態(tài)。假如你有一個項(xiàng)目辦公室，你將如何去運(yùn)營它，項(xiàng)目辦公室的遠(yuǎn)景是在組織內(nèi)部推廣項(xiàng)目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。
　　以下分享幾大秘訣是：
　　1 失控項(xiàng)目的控制
　　為了獲得立即的成果，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的第一個行動是控制失控的項(xiàng)目。失控項(xiàng)目的一些警告跡象如下：
　　不充分的項(xiàng)目計劃、錯誤的任務(wù)管理盟、糟糕的報告和交流、不經(jīng)常的狀態(tài)報告會議、不足的文檔、突然的時間表變更、項(xiàng)目組織渙散、混亂的業(yè)務(wù)目標(biāo)、極端的項(xiàng)目復(fù)雜性、不斷上升的投入、過多的項(xiàng)目會議。
　　假如提供綠燈的話，項(xiàng)目辦公室可以通過許多方式為失控項(xiàng)目提供幫助。首先，項(xiàng)目辦公室可以進(jìn)行評估并向項(xiàng)目經(jīng)理提交評估結(jié)果以利于項(xiàng)目實(shí)施。第二，項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目團(tuán)隊共同工作為提出補(bǔ)救計劃并實(shí)施這個計劃提供咨詢和指導(dǎo)。
　　2 幫助啟動項(xiàng)目并建立估算和風(fēng)險過程
　　許多組織無法在三個限制的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，因而項(xiàng)目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補(bǔ)”，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動的項(xiàng)目以防止將來的失敗和補(bǔ)救。因此，項(xiàng)目辦公室必須立即開始幫助新項(xiàng)目的啟動，這樣才能獲得服務(wù)有價值的聲譽(yù)。
　　利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對項(xiàng)目實(shí)施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個簡單的風(fēng)險過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算;使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項(xiàng)目經(jīng)理開始界定風(fēng)險、假設(shè)、內(nèi)容和定義。此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任尋找能夠滿足組織的估算和風(fēng)險需求的軟件包;
　　3 評審并管理項(xiàng)目卷宗
　　項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過程中發(fā)揮著主要租用。項(xiàng)目卷宗管理過程包括兩部分--項(xiàng)目選擇和卷宗評審。建立項(xiàng)目卷宗過程的第一個挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項(xiàng)目以及它們是如何啟動的。
　　4 進(jìn)行項(xiàng)目評審和稽核
　　項(xiàng)目評審和稽核與項(xiàng)目卷宗的審核不同。項(xiàng)目辦公室是將項(xiàng)目評審和稽核與項(xiàng)目作為提高項(xiàng)目運(yùn)作質(zhì)量的擁護(hù)者。它還具有對潛在的風(fēng)險提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進(jìn)過程中蘊(yùn)含的導(dǎo)致失敗的趨勢通常易于被非項(xiàng)目管理人所察覺我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn)。
　　5 組織并管理資源池
　　6 資源控制
       可供使用的人力資源目錄
　　確定目前誰在管理著人力資源
　　確定如何管理人力資源
　　建立一個簡單的人力資源管理過程
　　向所有的用戶傳播管理過程
　　以上列舉的各項(xiàng)說明了一旦達(dá)成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開始一個新項(xiàng)目的做法是愚蠢的。
　　7 改進(jìn)項(xiàng)目管理環(huán)境
　　項(xiàng)目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項(xiàng)目管理環(huán)境。這個過程包括項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目終結(jié)。這個過程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計劃的基礎(chǔ)，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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